Komunikasi Efektif

KATA PENGANTAR

Puji syukur dipanjatkan penulis ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan karunia yang telah diberikan oleh-Nya. Terima kasih juga dihaturkan kepada semua pihak yang telah membantu sehingga tugas ini dapat selesai tepat waktu. Pada kesempatan ini, penulis akan membahas materi tentang Komunikasi Efektif dari mata kuliah Pengantar Ilmu Komunikasi yang dibimbing oleh Ibu Endri Listiani, S.IP. M.Si.

Komunikasi itu penting untuk menghasilkan pemahaman yang sama antara pengirim dan penyampai informasi di semua kalangan masyarakat. Komunikasi yang tidak baik dapat memberi dampak yang luas terhadap kehidupan, dan sebaliknya komunikasi yang baik dapat menghasilkan kepuasan individu.

Komunikasi dikatakan efektif apabila makna pesan yang dimaksud atau maksud yang ingin dituju oleh komunikator dapat diterima dengan baik oleh komunikan. Apabila pesan yang disampaikan tidak dipahami oleh komunikan berarti komunikasi yang terjadi dapat dikategorikan gagal berkomunikasi. Oleh karena itu, penyampaian sebuah komunikasi pun harus sangat diperhatikan agar dapat dikatakan sebagai komunikasi yang efektif.

Semoga pembahasan tentang Komunikasi Efektif dalam Pengantar Ilmu Komunikasi ini dapat menambah pengetahuan cara berkomunikasi yang baik dan benar dalam melangsungkan kehidupan bermasyarakat. Dalam tugas ini, penulis sadar bahwa pembahasan ini masih jauh dari sempurna. Dan apabila ada kekurangan, diharapkan saran dan kritik dari pembaca budiman untuk membantu mengoreksinya agar terlengkapi informasi dalam makalah ini. Mohon maaf juga dihaturkan apabila ada terdapat kesalahan dalam penulisan makalah ini. Terima kasih

Jakarta, 18 Desember 2015

Penulis

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB I : PENDAHULUAN

1.1    Latar Belakang

BAB II : PEMBAHASAN

2.1    Landasan Teori

2.2    Analisis Studi Kasus

BAB III : PENUTUP

3.1    Kesimpulan

3.2    Saran

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR MODUL

BAB I

PENDAHULUAN

1.1     Latar Belakang

Komunikasi merupakan aktivitas dasar manusia. Dengan berkomunikasi, manusia dapat saling berhubungan dengan baik antar satu sama lainnya dalam melangsungkan kehidupan. Tidak ada manusia yang tidak akan terlibat dalam komunikasi. Beradaptasi dalam komunikasi bukan berarti menyetujui atau mengikuti semua tindakan orang lain, melainkan mencoba memahami alasan dibaliknya tanpa orang tersebut merasa tertekan oleh situasi.

Komunikasi antara orang dengan orang tidak selalu tergantung pada teknologi, akan tetapi tergantung dari kekuatan dalam diri orang tersebut serta lingkungannya. Dalam era modernisasi sekarang ini, manusia perlu mengembangkan dan menguasai berbagai keterampilan untuk menghadapi berbagai masalah, agar mampu beradaptasi dengan tuntutan zaman.

Pentingnya komunikasi maka perlu menjadi perhatian bagi semua dalam mengelola komunikasi menjadi efektif. Menurut Kohler (1981) dalam Arni menyebutkan bahwa “Para pimpinan dan para komunikator dalam organisasi perlu memahami dan menyempurnakan kemampuan komunikasi mereka untuk komunikasi yang efektif. (Arni, 2014: 1)

Akan tetapi, pada kenyataannya, untuk mencapai keseimbangan itu tak mudah. Agar bisa terampil, dibutuhkan usaha yang sungguh-sungguh untuk memahami komunikasi dalam kehidupan sehari-hari. Hubungan yang baik tercapai apabila ada kepuasan yang dirasakan ketika melakukan komunikasi. Kesulitan berkomunikasi dengan orang lain membuat kepuasan kebutuhan individu tak ada habisnya. Di antaranya, kepuasan dalam bekerja yang berkaitan dengan kinerja kerja pimpinan dan karyawannya.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1     Landasan Teori

Terkait dengan ini, Deddy mengatakan bahwa “Komunikasi adalah proses berbagi makna melalui perilaku. Komunikasi terjadi jika setidaknya suatu sumber membangkitkan respons pada penerima melalui penyampaian suatu pesan, tanpa harus memastikan terlebih dulu bahwa kedua pihak yang berkomunikasi punya suatu sistem simbol yang sama.” (Deddy, 2008: 3) 

Komunikasi memiliki varian definisi dan rujukan yang tak terhingga. Diantaranya, Jalaluddin Rakhmat mengatakan bahwa “Komunikasi efektif artinya penerimaan yang cermat dari isi stimulus seperti yang dimaksud oleh komunikator. Kegagalan menerima isi pesan secara cermat disebut kegagalan komunikasi primer. (Jalaluddin, 2015: 13)

Lebih lanjut lagi, A. Joseph DeVito (1997:23-290) dalam Poppy mengemukakan bahwa “Komunikasi mengacu pada tindakan satu orang atau lebih yang mengirim dan menerima pesan, terjadi dalam suatu konteks tertentu, mempunyai pengaruh tertentu, dan ada kesempatan untuk melakukan umpan balik (feedback) yang dipengaruhi oleh lingkungan (konteks) dimana komunikasi itu terjadi.” (Poppy, 2014: 3-4)

Komunikasi dapat dilakukan dengan cara yang sederhana hingga yang kompleks. Ruang lingkup psikologi komunikasi : (Riswandi, 2013: 6)

a.       Sistem komunikasi intrapersonal ;

Dalam sistem ini, membahas tentang karakteristik komunikan, faktor-faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi perilaku komunikasinya, sistem memori dan berpikir serta sifat-sifat psikologi komunikator

b.      Sistem komunikasi interpersonal ;

Dalam sistem ini, membahas tentang proses persepsi, konsep diri, atraksi dan hubungan interpersonal

c.       Sistem komunikasi kelompok ;

Dalam sistem ini, membahas tentang kelompok dan pengaruhnya pada perilaku komunikasi, faktor-faktor yang mempengaruhi keefektifan kelompok dan bentuk-bentuk komunikasi kelompok

d.      Sistem komunikasi massa ;

Dalam sistem ini, membahas tentang motivasi atau faktor yang mempengaruhi reaksi individu terhadap media massa, efek komunikasi massa, dan psikologi komunikator

Berdasarkan modul dari Ibu Dra. Isparwati Asri, M.Si., komunikasi tidak efektif disebabkan berbagai hambatan manusiawi dan teknis :
1. Faktor-faktor hambatan dalam diri pribadi

¨       Persepsi selektif, akan menolak atau salah mengartikan informasi yang tidak sesuai dengan anggapan - anggapan atau harapan -  harapan yang secara emosional dibentuk sebelumnya

¨       Perbedaan individu dalam keterampilan komunikasi

2. Hambatan antar pribadi

¨       Kepercayaan : karakter pokok komunikasi adalah kepercayaan

¨       Kredibilitas : kejujuran, keahlian, kemampuan, dinamisme, antuasiame

¨       Kesamaan pengirim – penerima

Bila sosiologi melihat komunikasi pada interaksi sosial, psikologi pada perilaku individu komunikan. Fisher dalam Jalaluddin menyatakan bahwa ada empat ciri pendekatan psikologi pada komunikasi, antara lain : (Jalaluddin, 2015: 8)

¨      Penerimaan stimuli secara indrawi (sensory reception of stimuli)

Psikologi melihat komunikasi bermula ketika panca indera manusia diterpa rangsangan berupa data

¨      Proses yang mengantarai stimulus dan respons (internal mediation of stimuli)

Rangsangan kemudian diolah dalam jiwa manusia berupa “kotak hitam yang tidak pernah kita ketahui”

¨      Prediksi respons (prediction of response), dan

Psikologi juga melihat bagaimana respon yang terjadi pada masa lalu dapat meramalkan respon yang akan datang

¨      Peneguhan respons (reinforcement of responses)

Peneguhan adalah respons lingkungan

Santoso Sastropoetro dalam Riswandi menyebutkan bahwa berkomunikasi efektif berarti komunikator dan komunikan harus memiliki pengertian yang sama tentang suatu pesan yang harus dipenuhi melalui beberapa syarat, sebagai berikut : (Riswandi, 2013: 15)

¨      Menciptakan suasana komunikasi yang menguntungkan

¨      Menggunakan bahasa yang mudah ditangkap dan dimengerti

¨      Pesan yang disampaikan dapat menggugah perhatian atau minat bagi pihak komunikan

¨      Pesan dapat menggugah kepentingan komunikan yang dapat menguntungkan

¨      Pesan dapat menumbuhkan suatu penghargaan bagi pihak komunikan

Melalui pengertian tersebut dipahami bahwa tidak peduli seberapa berbakatnya seseorang, betapapun unggulnya sebuah produk, atau seberapa kuatnya sebuah hukum, kesuksesan tidak akan pernah diperoleh tanpa penguasaan keterampilan komunikasi yang efektif. Mungkin secara tidak langsung sebagian orang beranggapan komunikasi itu tidak penting, namun disadari atau tidak saat ini komunikasi sudah menjadi kebutuhan.

2.2     Analisis Studi Kasus

Dalam makalah ini, penulis akan membahas tentang perbedaan persepsi antar karyawan dan pimpinan. Perusahaan tersebut adalah tempat penulis bekerja. Perusahaan ini adalah perusahaan keluarga yang bergerak dalam bidang pertambangan, khususnya batubara. Pegawai yang diterima biasanya dari kenalan orang dalam. Namun ketika awal penulis bergabung ternyata awal juga divisi HRD (Human Resource Departement) menggunakan kebijakan mencari SDM (Sumber Daya Manusia) dari situs internet (Jobs DB dan Job Street). Dimana penulis adalah orang pertama tanpa koneksi yang pertama pula diterima bergabung dengan perusahaan ini. Berbagai kesenjangan itulah yang penulis rasakan selama bekerja hampir dua tahun ini. Awalnya pimpinan dari divisi penulis sendiri tidak mempercayai sebab yang memutuskan penulis dapat bergabung adalah langsung dari pemilik perusahaan (owner). Lalu ada senior yang sudah lebih lama bekerja selalu menanggapi penulis dengan nada tidak ramah hingga kecurigaan yang selalu ditimbulkan oleh senior terhadap apapun yang penulis kerjakan. Dan suatu ketika, penulis dipanggil secara pribadi oleh divisi HRD bahkan dipindahkan ruangan kerja atas info yang berasal dari senior (mohon maaf tidak dapat disebutkan secara detail untuk nama atau alamat perusahaan serta divisi baik penulis maupun senior tersebut).

Ternyata senior itu mengatakan kalau penulis telah membantu divisi lain hingga senior merasa khawatir atas kinerja kerja penulis yang dapat membocorkan internal data perusahaan. Yang membuat penulis lebih sedih lagi karena divisi HRD mengetahui ini dari Direktur dari divisi senior tersebut, dimana divisi penulis dan divisi senior sangat berbeda. Dan pimpinan penulis ketika mengetahui ini juga hanya diam bahkan sempat mengancam karena takut penulis akan berlaku seperti yang senior cemaskan.

Dari topik masalah pertama ini, berdasarkan Poppy dapat dikategorikan dalam teori negoisasi prinsip dan teori transformasi konflik. Teori negoisasi prinsip disebabkan oleh posisi yang tidak selaras dan perbedaan pandangan tentang konflik oleh pihak-pihak yang mengalami konflik. Teori transformasi konflik disebabkan oleh masalah-masalah ketidaksetaraan dan ketidakadilan yang muncul sebagai masalah sosial. (Poppy, 2014: 221)

Sebagai makhluk sosial, setiap manusia setiap harinya pasti akan berinteraksi dengan manusia lainnya. Dalam interaksi tersebut memungkinkan manusia menyampaikan aspirasi dan tidak dipungkiri dapat menciptakan suatu gagasan yang berbeda dengan manusia lainnya. Interaksi dan tujuan yang berbeda ini akan terus berkembang hingga memunculkan berbagai persepsi yang beragam.

Michael Kaye dalam Poppy mendefiniskan “Communication management is how people manage their communication processes through construing meanings about their relationships with others in various setting. They are managing their and actions in a large of relationship – some personal some professional.” Sedangkan Print menambahkan “As a manager, one must take a contingency approach to communicating with their employees and communicate on a personal level. It’s the manager’s responsibility to determine if their employee’s personality falls under the following: Reactors, Workaholics, Persisters, Dreamers, Rebels, or Promoters.”

Pimpinan dalam sebuah organisasi diharapkan dapat melakukan fungsi dan perannya untuk mewujudkan kondisi lingkungan kerja yang sehat agar meningkatnya kinerja kerja karyawan. Dua peran penting yang terkandung dalam kepemimpinan, yaitu : (Poppy: 2014: 126)

a.       Menyelesaikan tugas, artinya tujuan utama dibentuknya kelompok dibawah pemimpin. Para pemimpin harus memastikan bahwa tujuan kelompok akan tercapai

b.      Menjaga hubungan yang efektif, yaitu hubungan antara pemimpin dengan anggota maupun hubungan antar anggota

Komunikasi bagi pimpinan merupakan aspek pekerjaan yang penting. karena fungsi pekerjaan dapat berjalan dengan baik apabila melalui aktivitas komunikasi yang efektif pula. Keterampilan dan sikap seorang pimpinan dalam berkomunikasi akan sangat menentukan bagaimana pengembangan kualitas kinerja karyawan terhadap tanggung jawab pekerjaannya. Lanjut dalam Jalaluddin menyebutkan bahwa ketika komunikator berkomunikasi, yang berpengaruh bukan saja apa yang ia katakan, tetapi juga keadaan dia sendiri. “He/she doesn’t communicate what he/she says, he/she communicate what he/she is.” (Jalaluddin, 2015: 252)

Pimpinan sebagai orang yang bertanggung jawab dalam organisasi dapat memberikan kontribusi dalam membangkitkan iklim komunikasi yang baik. Berikut tanggung jawab pimpinan dalam membantu karyawan mencapai kepuasan secara tidak langsung : (Arni, 2014: 91)

a.       Semua pimpinan haruslah menetapkan tujuan bagi karyawan-karyawannya

b.      Semua pimpinan haruslah melatih karyawannya dan membantu mereka menjadi lebih efektif dalam pekerjaannya

c.       Semua pimpinan haruslah meninjau kemajuan karyawannya dalam bentuk hasil dan tujuan yang telah dicapainya dan tidak menghargai aktivitas atau kegagalan mereka tetapi hasil nyata dari tujuan mereka

d.      Semua pimpinan hendak memberikan bimbingan

e.       Semua pimpinan hendak menggunakan metode baru dalam kelompok dan bidang mereka untuk membuat anggota kelompok terus-menerus menjadi lebih efektif

f.       Semua pimpinan hendak membuat perencanaan untuk masa mendatang

g.      Semua pimpinan harus mengembangkan kemampuan orang-orangnya

h.      Bila menghargai prestasi karyawan, pimpinan hendaklah menggunakan standar sosial dan finansial yang mereka telah tetapkan untuk karyawan

Aristoteles dalam Jalaluddin menyebutkan bahwa persuasi tercapai karena karakteristik personal pembicara, yang ketika ia menyampaikan pembicaraannya kita menganggapnya dapat dipercaya. Kita lebih penuh dan lebih cepat percaya pada orang-orang baik daripada orang lain. Ini berlaku umumnya pada masalah apa saja dan secara mutlak berlaku ketika tidak mungkin ada kepastian dan pendapat terbagi. (Jalaluddin, 2015: 252)

Dari pembahasan kasus diatas, hambatan atau gangguan berkomunikasi memberi pengaruh dari “dalam” dan “luar” individu ataupun lingkungan yang merusak proses penyampaian dan penerimaan pesan. Berikut cara mengatasi menurut Bovee dan Thill dalam Poppy : (Poppy, 2014: 35)

c.       Memelihara iklim komunikasi terbuka

d.      Bertekad memegang teguh etika berkomunikasi

e.       Memahami kesulitan komunikasi itu sendiri (komunikasi antarbudaya)

f.       Menggunakan pendekatan komunikasi yang berpusat pada penerima

g.      Menciptakan dan memproses pesan secara efektif dan efisien, seperti :

¨    Memahami penerima pesan

¨    Menyesuaikan pesan dengan penerima

¨    Mengembangkan dan menghubungkan gagasan

¨    Mengurangi jumlah pesan

¨    Memilih saluran atau media komunikasi yang tepat

¨    Meningkatkan keterampilan berkomunikasi

h.      Memberikan umpan balik (feedback) secara cepat

Komunikasi juga ditujukan untuk menumbuhkan hubungan sosial yang baik. Kebutuhan sosial ini hanya dapat dipenuhi dengan komunikasi interpersonal. Abraham Maslow dalam Jalaluddin menyebut kebutuhan sosial dengan “kebutuhan akan cinta” atau “belongingness.” William menambahkan kebutuhan sosial yang efektif terbagi dalam tiga hal, yaitu “inclusion, control, affection.” (Jalaluddin, 2015: 14)

Dalam kasus ini,  kredibilitas adalah contoh dimensi komunikasi yang tepat untuk seorang komunikator (pemimpin) dalam menyampaikan pesan untuk mempengaruhi sikap komunikan (karyawan) demi terwujudnya keefektifan. Komponen kredibilitas adalah : (Riswandi, 2013: 83)

a.       Keahlian ;

Kesan yang dibentuk komunikan tentang kemampuan komunikator dalam hubungannya dengan topik yang sedang dibicarakan

b.      Kepercayaan ;

Kesan komunikan tentang komunikator yang berkaitan dengan karakteristiknya

Poppy mengatakan bahwa “Seorang pemimpin harus memiliki keterampilan tidak hanya dalam teknis (technical skill), namun keterampilan manajemen (manajerial skill) juga.” (Poppy, 2014: 127) Artinya, semakin rendah kedudukan teknis pemimpin, semakin tinggi keterampilan teknisnya. Semakin rendah kedudukan seseorang, semakin spesialis atau spesifik ruang lingkup kerjanya. Namun semakin tinggi kedudukan seorang pemimpin, semakin menonjol keterampilan manajemen, semakin dituntut untuk memiliki kompetensi (kemampuan berpikir) secara konsepsional strategis dan semakin generalis.

BAB III

PENUTUP

3.1     Kesimpulan

Berdasarkan pada bab II pembahasan, maka bisa ditarik kesimpulan pada bab III ini, untuk mengatasi pada bab I pendahuluan bahwa komunikasi efektif apabila komunikator mengetahui khalayak mana yang akan dijadikan sasaran (komunikan) atas reaksi atau tanggapan yang diharapkan. Komunikator harus terampil dalam menyampaikan pesan dengan memperhitungkan bagaimana komunikan biasanya menerima isi pesan.

Agar komunikasi efektif, proses penyampaian oleh komunikator harus berkaitan dengan proses penerimaan oleh komunikan. Sayangnya, tidak semua orang menyadari pentingnya umpan-balik untuk keberhasilan komunikasi mereka yang efektif. Menurut Wilbur Schramm dalam Poppy menyatakan bahwa “Pesan sebagai tanda esensial yang harus dikenal oleh komunikan. (Poppy, 2014: 7)

Komunikasi sebenarnya bukan hanya sekedar ilmu pengetahuan saja, tetapi komunikasi juga adalah seni. Komunikasi tidak hanya terbatas pada kata-kata, namun komunikasi juga melibatkan ekspetasi, persepsi, pilihan, tindakan, dan penafsiran. Sebab kita dituntut tidak hanya memahami prosesnya, melainkan juga mampu menerapkan apa yang kita ketahui secara kreatif.

Manusia adalah makhluk ciptaan Tuhan yang paling unggul. Dalam keterbatasan komunikasi, banyak kekeliruan yang muncul dari beragamnya kesalahpahaman yang diterima oleh manusia itu sendiri. Oleh karena itu, pandangan humanisme menurut Carl Rogers (dengan sedikit perubahan dari Coleman dan Hammen, 1974: 33) dalam Jalaluddin menyimpulkan bahwa : (Jalaluddin, 2015: 32)

c.    Setiap manusia hidup dalam dunia pengalaman yang bersifat pribadi dimana dia-sang Aku, ku atau diriku (the I, me, or my self)- menjadi pusat. Perilaku manusia berpusat pada konsep diri, yaitu persepsi manusia tentang identitas dirinya yang bersifat fleksibel dan berubah-ubah, yang muncul dari suatu medan fenomenal (phenomenal field). Medan keseluruhan pengalaman subjektif seorang manusia, yang terdiri atas pengalaman-pengalaman Aku dan Ku dan pengalaman yang “bukan aku”

d.   Manusia berperilaku untuk mempertahankan, meningkatkan dan mengaktualisasikan diri

e.    Individu bereaksi pada situasi sesuai dengan persepsi tentang dirinya dan dunianya-ia bereaksi pada “realitas” seperti yang dipersepsikan olehnya dan dengan cara yang sesuai dengan konsep dirinya

f.     Anggapan adanya ancaman terhadap diri akan diikuti oleh pertahanan diri-berupa penyempitan dan pengkakuan (rigdification) persepsi dan perilaku penyesuaian serta penggunaan mekanisme pertahanan ego seperti rasionalisasi

g.    Kecenderungan batiniah manusia ialah menuju kesehatan dan keutuhan diri. Dalam kondisi yang normal ia berperilaku rasional dan konstruktif, serta memilih jalan menuju pengembangan dan aktualisasi diri.

3.2     Saran

Berkomunikasi tidak hanya melalui penggunaan metode yang tepat, tetapi konten dari komunikasi yang disampaikan. Dalam kenyataannya, masalah komunikasi akan senantiasa muncul. Kesadaran bahwa komunikasi yang efektif sangat berperan dalam pengambilan keputusan seorang pimpinan akan bertindak.

Komunikasi merupakan keterampilan dasar yang harus dimiliki oleh seseorang yang mempunyai kedudukan (jabatan) penting, serta merupakan elemen penting dalam membuat suasana lingkungan yang kondusif, sebagai bentuk tanggung jawab (peran) orang tersebut dalam mencapai keefektifan komunikasi. Deddy berpendapat bahwa “Untuk menjadi seorang komunikator yang efektif, seseorang harus berusaha menampilkan komunikasi yang dapat dipahami oleh orang lain.” (Deddy, 2008: 5)

Komunikasi bisa juga dikatakan sebagai inti dari kepemimpinan. Sebab pemimpin yang baik adalah pemimpin yang mampu menguasai komunikasi dengan baik pula. Dengan penguasaan komunikasi yang baik, seorang pemimpin memiliki nilai tambah. Baik dalam kehidupannya secara umum, maupun dalam mengkontribusikan dirinya di tempat kerja menjadi lebih produktif. 

Dengan komunikasi kita membentuk saling pengertian, menumbuhkan persahabatan, memelihara kasih sayang, menyebarkan pengetahuan dan melestarikan peradaban. Layaknya tenaga ahli, maka berkomunikasi secara profesional pun harus dituntut oleh mereka yang masih dalam usia produktif (menghasilkan nilai produktivitas tinggi) demi terwujudnya komunikasi yang efektif.

DAFTAR PUSTAKA

Muhammad, Arni. 2014. Komunikasi Organisasi. Jakarta: Bumi Aksara.

Mulyana, Deddy. 2008. Komunikasi Efektif : Suatu Pendekatan Lintasbudaya. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.

Rakhmat, Jalaluddin. 2015. Psikologi Komunikasi. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.

Riswandi. 2009. Psikologi Komunikasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Ruliana, Poppy. 2014. Komunikasi Organisasi : Teori dan Studi Kasus. Jakarta: Rajawali Pers.

DAFTAR MODUL

Iklim Komunikasi dalam Organisasi : Dra. Isparwati Asri, M.Si.